Compendia.no | HR-dilemma: Når for mange søker om redusert stilling (Hva gjør vi når alt for mange vil jobbe i redusert stilling?) (publisert 22.02.16)
Compendia.no > HR-dilemma > HR-dilemma: Når for mange søker om redusert stilling (Hva gjør vi når alt for mange vil jobbe i redusert stilling?) (publisert 22.02.16)
Skriv ut

HR-dilemma: Når for mange søker om redusert stilling (Hva gjør vi når alt for mange vil jobbe i redusert stilling?) (publisert 22.02.16)

Sist endret: 07.02.2017


 

Sammen skaper vi gode vaner

Compendia er et rådgivningsselskap med eksperter og gode systemer innen Personal  & Ledelse og HMS & Kvalitet

For mange vil ha redusert stilling, hva gjør jeg?

Mette K. Reiten, jurist i Compendia, svarer på HR-dilemma.
Tidligere publisert på Ledernett.
 
En bedriftsleder har den siste tiden mottatt litt for mange søknader om å jobbe redusert. Nå ønsker lederen å sette noen grenser. Hvordan løse dette på beste måte uten at det oppstår misnøye?  Les svaret fra HR-eksperten her.
 
Spørsmål:
Vi har flere medarbeidere i ulike omsorgspermisjoner, og i tillegg noen som jobber redusert arbeidstid. Permisjonene er en ting, der har vi ikke så mye valg. Når det gjelder dette med redusert arbeidstid derimot, er det nok på tide at vi setter noen grenser. Vi har strukket oss langt for å imøtekomme ønsker om redusert arbeidstid, blant annet fordi vi er opptatt av å være en fleksibel arbeidsplass. Men nå ser vi at det er vanskelig å få vaktlistene til å gå opp. Vi har rett og slett for få hele stillinger. Hva kan vi gjøre?
 
Svar:
Du opplever et klassisk dilemma der ønsket om å tilby fleksibilitet for arbeidstakere ut fra deres livssituasjon kolliderer med virksomhetens behov for å få løst nødvendige oppgaver. Retten til redusert arbeidstid er regulert i arbeidsmiljøloven, men det ligger en del vurderinger i vilkårene, og da varierer praksis typisk noe fra virksomhet til virksomhet. Her kommer kultur og personalpolitikk inn. Hvordan har dette blitt gjort hos dere tidligere, og hvilke prinsipper har vært lagt til grunn? For å avgrense svaret går jeg ikke nærmere inn på grunner som alder eller egne helsemessige forhold.
 
Dette er lovens regel:
«En arbeidstaker som har fylt 62 år eller som av helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner har behov for det, har rett til å få redusert sin arbeidstid dersom arbeidstidsreduksjonen kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten.»
 
Hva er en sosial eller vektig velferdsgrunn?
Den vanligste situasjonen er at folk søker redusert arbeidstid fordi de har små barn og ikke klarer å ha en full stilling på grunn av omsorgsoppgavene hjemme. Sykdom eller andre tunge omsorgsoppgaver i nærmeste familie er andre typiske situasjoner.
Det skal mye til for at arbeidsgiver skal kunne avslå søknad om redusert arbeidstid på grunnlag som dette, men på den annen side må arbeidstaker saklig kunne dokumentere sitt kvalifiserte behov.
 
Konkret vurdering hver gang
Selv om du ønsker å få til rettferdige ordninger, er ikke interne regler for å få en mest mulig rettferdig og lik fordeling av muligheten for redusert stilling måten å gå frem på. Grunnen til det er lovens regel om at situasjonen skal vurderes konkret hver gang en ny søknad kommer.
Småbarnsfasen arter seg forskjellig fra familie til familie. Det er ikke automatisk slik at de med de yngste barna har det vanskeligere enn foreldre med eldre barn, eller at arbeidstakere med flere barn har det travlere enn de med ett. Det er helheten som skal vurderes.
Sørg for at alle avtaler om redusert stilling blir gjort midlertidige, og hold god kontakt med medarbeiderne. Er ikke behovet lenger til stede, må vedkommende tilbake i full stilling. Vurder hver ny søknad konkret ut fra forholdene på arbeidsplassen når den aktuelle søknaden kommer.
 
Vilkåret er at ordningen kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. Det betyr at hvis det bare betyr litt ulempe for deg, er ikke det tilstrekkelig til å si nei. Er behovet for redusert arbeidstid spesielt stort, bør det kreves en sterkere begrunnelse fra arbeidsgivers side for å avslå enn ellers. At du må skaffe vikar er ikke en stor nok ulempe i seg selv til at du kan avslå søknaden. Gjør derfor det du kan for å få det til, skaff vikar, eller se etter andre måter å organisere arbeidet på.
 
Balanse mellom jobb og privatliv
Arbeidstakere har et liv utenom jobben. Muligheten for å koble av utenom arbeidstid og ivareta behov som oppstår privat kan påvirke arbeidstakers prestasjon på jobb, og bidra til at arbeidstaker holder seg frisk og yter mer. Arbeidsgivere får som regel igjen for å se hele mennesket, og gi arbeidstaker best mulig rammebetingelser etter hvilken livsfase vedkommende er i. Samtidig har arbeidsgiver behov for en viss bemanning for å få hjulene til å gå rundt, og en arbeidstaker som har en arbeidsavtale om å jobbe full tid har ingen automatisk rett til å få jobbe mindre. Det er i dette spenningsfeltet at dilemmaene også oppstår.
 
Du sier at dere har strukket dere langt. Kanskje har det resultert i at ansatte oppfatter ordningen med redusert arbeidstid som en åpen mulighet for alle, slik at flere har søkt. Det kan være lurt å sette ord på dette overfor de ansatte, slik at de forstår hvorfor ting fra nå av eventuelt blir håndtert litt annerledes. Ved å involvere de ansatte kan det også hende at det kommer innspill til løsninger.
 
Mine råd vil være:
  • Hold dere så tett som dere klarer opp til det som er definert som «lovlige» vilkår for rett til redusert arbeidstid – 62 år, helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner. Innenfor disse vilkårene bør dere strekke dere langt.
  • Still som krav at det dokumenteres et kvalifisert behov for redusert arbeidstid.
  • Inngå avtalene for en begrenset periode, for eksempel for ett år om gangen – dette avhenger av hva som er situasjonen konkret.
  • Våg å still spørsmål hvis du tenker at situasjonen ligger utenfor lovens vilkår. Trekk for eksempel en grense mot det som typisk går på et ønske om mer fritid. Arbeidstakere som generelt bare har et ønske om å jobbe mindre kan kanskje heller få mulighet til å gå fast ned i stilling. På den måten blir ressursplanleggingen for dere mer forutsigbar.