Compendia.no | HR-dilemma: Hva gjør vi med private gjøremål i arbeidstiden? (publisert 08.02.16)
Compendia.no > HR-dilemma > HR-dilemma: Hva gjør vi med private gjøremål i arbeidstiden? (publisert 08.02.16)
Skriv ut

HR-dilemma: Hva gjør vi med private gjøremål i arbeidstiden? (publisert 08.02.16)

Sist endret: 30.08.2016


 

Sammen skaper vi gode vaner

Compendia er et rådgivningsselskap med eksperter og gode systemer innen Personal  & Ledelse og HMS & Kvalitet

Hva gjør vi med private gjøremål i arbeidstiden?

Mette K. Reiten, jurist i Compendia, svarer på HR-dilemma.
Publisert på Ledernett, 8. februar, 2016.
 
En bedriftsleder har oppdaget at en del medarbeidere er misfornøyde fordi noen kolleger tar lange private samtaler i arbeidstiden. Hvordan løser vi denne problematikken uten å forsure arbeidsmiljøet? Les svaret fra HR-eksperten her.
 
Spørsmål:
Vi har forstått at det er misnøye blant de ansatte med at noen kolleger bruker vel mye tid til private gjøremål i arbeidstiden. Enkelte tar seg større frihet enn andre i form av lange private telefonsamtaler, avislesing og sjekk av sosiale medier. Som leder synes jeg dette er vanskelig. Vi vet at noen medarbeidere er mer effektive enn andre, men alle har behov for pauser. Jeg er redd at det å nedlegge forbud mot slike private aktiviteter vil ha dårlig effekt på arbeidsmiljøet. Likevel forstår jeg at det kan provosere og irritere noen kolleger. Hvordan løser vi dette på best mulig måte?
 
Svar:
De fleste må fra tid til annen ordne noen private gjøremål i arbeidstiden, og har forståelse for at også kolleger har slike behov. Derfor kan det være god grunn til å ta tak i problemet, når slik misnøye kommer for dagen i en organisasjon.
 
Når tema som dette dukker opp skal en imidlertid være klar over at det kan handle om helt andre ting enn bruk av arbeidstid til private formål. Hvis så er tilfelle, er det nok ikke retningslinjer for private aktiviteter i arbeidstiden det først og fremst er behov for.
 
Snakk om problemet
Vær ikke redd for å snakke om temaet. Diskuter med medarbeiderne dine hvor grensen mot det uakseptable går. De fleste ansatte setter pris på å få vite hva de har å forholde seg til. Temaet egner seg både i plenum, og i samtaler med den enkelte, for eksempel i medarbeidersamtaler. Slike samtaler kan i seg selv bidra til en bedring, ved at de ansatte blir minnet om at ledelsen er oppmerksom på hva som foregår. En del av dette handler også om å ta hensyn til kollegaer som ikke bare irriterer seg, men kanskje også blir forstyrret i sitt arbeide. Hvis dere har åpne kontorlandskap kan det for eksempel være lurt å innføre en rutine for at private samtaler som ikke bare er helt korte beskjeder skal tas et annet sted enn i landskapet.  
 
En arbeidstaker på jobb skal i utgangspunktet stille hele sin arbeidskraft til disposisjon for arbeidsgiver. Å bruke arbeidstiden på alt mulig annet, vil være brudd på arbeidsavtalen. I prinsippet kan du altså forby private gjøremål. Men som du selv påpeker, spørsmålet er om det er så lurt.
 
Du forteller ikke hva slags type virksomhet du leder. I typiske kunnskapsbedrifter hvor de ansatte også gjør arbeid på fritiden, som å svare på telefonhenvendelser eller lese e-post, vil det være naturlig å gi rom for noen private gjøremål i arbeidstiden. Tendensen går trolig mot at grensene mellom privatliv og arbeidstid viskes mer og mer ut. Et rent forbud er da neppe løsningen på problemet ditt.
 
Tegn på andre problemer?
En medarbeider som bruker mye tid på sosiale medier eller som legger kabal i arbeidstiden, kan ha dårlig arbeidsmoral. Men det kan også være at vedkommende mistrives, sliter med motivasjonen eller har andre og mer alvorlige problemer hjemme eller på jobb.
Det er viktig å være lydhør for slike bakenforliggende årsaker. Er det tiltak som kan bidra til at konsentrasjon og arbeidslyst kommer tilbake? Har vedkommende for lite å gjøre? Bør du sjekke nærmere hvordan vedkommende løser arbeidsoppgavene sine for å avdekke om de eventuelt blir neglisjert?
 
Kollegers misnøye kan også handle om helt andre forhold enn en privat telefon for mye. De som sier fra har kanskje markant mer å gjøre sammenlignet med andre, eller opplever at de ikke blir sett for den innsatsen de gjør.
 
For mye tid til private sysler i arbeidstiden kan med andre ord være symptomer på at du som leder har helt andre utfordringer å ta tak i. Løsningen på ditt dilemma vil du derfor finne først etter å ha snakket med dine medarbeidere og kartlagt årsaker etter beste evne.
 
For å starte et sted kan kanskje dette være noe å ta tak i:
  • Sett temaet på agendaen og utfordre medarbeiderne dine. Si noe om bakgrunnen, og at du leter etter gode løsninger.
  • Tenk at det å bli vist tillitt har stor betydning for både motivasjon og arbeidsglede. Utgangspunktet bør være at den enkelte selv best har styring over arbeidstiden og jobben som skal gjøres.
  • En arbeidstaker kan ha spesielle grunner privat til at det i perioder vil bli flere telefonsamtaler eller at ting må ordnes i arbeidstiden. Inviter til åpenhet rundt dette.
  • Du må være tett på dine medarbeidere slik at du ser den enkelte – både den som har for mye å gjøre og den som har uvaner i forhold til arbeidstid. Ta tak i uønsket adferd.