Forbedringsarbeid kan handle om å finne mulige forbedringsområder, teste ut tiltak og vurdere tiltakene for å se om man har blitt bedre eller bør gjøre noe mer.
Grunnen til at vi bør drive med forbedringsarbeid er at alle bedrifter er avhengige av det for å overleve på sikt. Et populært bilde på dette er kalkunen. Kalkunen har det godt, trives og vokser. Men plutselig en dag kommer Thanksgiving. Det hadde den ikke tenkt på. Store overraskelser kan ramme de beste av oss, og derfor bør vi ha søkelys på endring, tilpasning og forbedring.
Her har vi samlet noen tips til hvordan dere kan unngå å ende opp som kalkunen.
Det finnes alltid en unnskyldning. Mange sier at de ikke har tid, eller at de venter på at noen andre skal dra det i gang. Det funker ikke. Sett av tid til å jobbe med forbedringsarbeid nå. Du har kanskje allerede gjort det hvis du leser denne artikkelen. Bra start!
Enkelte tenker at man må vente til den øverste ledelsen får i gang et forbedringsprosjekt. Slik er det ikke. Vår erfaring er at det kan fungere veldig bra å drive med forbedringsarbeid på én avdeling, selv om ikke resten av organisasjonen gjør det.
Skal det være mulig å forbedre prosessene, må dere ha oversikt over hvordan det er i dag. Derfor trenger dere et prosesskart. Tegn opp prosessene selv eller bruk et prosessverktøy. Fordelen med å bruke et prosessverktøy er at dere etterpå kan jobbe med forbedringstiltakene direkte inne i verktøyet.
Når dere har prosesskartet på plass, bør dere gå gjennom stegene og se om noen deler av prosessene kanskje ikke er nødvendige, eller er det prosesser som kan gjøres på en annen måte.
Prosessene kan gjerne både forenkles og forbedres, og prosessteg kan flyttes rundt. Når et prosessteg flyttes, kan gjerne en del av prosessen gjøres parallelt, og dere sparer tid.
Forbedringsarbeid er ikke noe som foregår i ledelsen, det er en kultur som bør bo i alle de ansatte. Jobb for å skape engasjement og entusiasme. Det gjør man ved å la de ansatte drive fram forbedringene. Det er de som kjenner prosessene best, og de sitter mest sannsynlig på mye gull. Ta vare på det.
Husk også at de fleste av oss vokser hvis vi får ansvar og tillit. La de ansatte stå som ansvarlige på de ulike forbedringsforslagene, og gi dem avsatt tid i hverdagen til å jobbe med dem.
Sett av tid til å snakke om forbedring. Bruk gjerne de faste ukentlige møter, månedsmøter eller kanskje til og med en daglig stand-up. Hvis dere har et forbedringssystem på intranett, kan dere for eksempel bruke fem minutter på å gå igjennom status på de høyest prioriterte sakene.
En forslagskasse krever lite. Den er kjapp og enkel å henge opp, og lavterskel å bruke. Det viktige med forslagskassen er at det må synliggjøres at det som blir foreslått faktisk blir fulgt opp. Da kommer vi tilbake til møtearenaen, hvor dere bør ta opp registrerte saker og informere om hva som gjøres med dem.
Kom i gang med forbedringsarbeid nå, og se effektene det kan gi. Enklere og bedre hverdag for dere og bedre kvalitet til kundene. Det finnes vel ingen god grunn til å vente lenger?
Trenger dere litt mer informasjon, kanskje en kick-off eller et kurs i de grunnleggende metodene? Rådgiverne våre hjelper dere gjerne. Eller ønsker dere et brukervennlig system som kan hjelpe dere å registrere, behandle, gjennomføre og vurdere tiltakene? Ta kontakt så viser vi dere hvor enkelt det er å jobbe med forbedringer hvis dere har Compendias kvalitetssystem.
Sammen forbedrer vi din virksomhet og gjør deg bedre rustet til å møte kundens krav.
Sigve er seniorrådgiver innen HMSK, og har variert erfaring fra næringslivet i Rogaland, mest fra industrivirksomheter, men også omfattende erfaring fra handels- og logistikkselskaper. En god del av denne erfaringen kommer fra rådgivingsvirksomhet for ulike kunder gjennom mange år.
Han er kreativ og stiller ofte spørsmål ved det som andre tar for gitt.
Sigve er seniorrådgiver innen HMSK, og har variert erfaring fra næringslivet i Rogaland, mest fra industrivirksomheter, men også omfattende erfaring fra handels- og logistikkselskaper. En god del av denne erfaringen kommer fra rådgivingsvirksomhet for ulike kunder gjennom mange år.
Han er kreativ og stiller ofte spørsmål ved det som andre tar for gitt.
Mer fra Compendia-ekspertene
