Vi gir deg 10 steg til hvordan du selv kan komme i gang med å dokumentere og jobbe systematisk med HMS.
Innholdet i en digital HMS-håndbok er basert på et felles regelverk, men skal være tilpasset din bedrift. Risikonivået i bedriftene er forskjellig. Det stilles strengere krav til rutiner og dokumentasjon i bedrifter med høyt risikonivå.
Hva som gjelder for din bedrift skal komme tydelig fram i HMS-håndboken.
Din HMS-håndbok må alltid være oppdatert og basert på regelverk og god praksis. Slik blir alle ansatte trygge på at det de finner i HMS-boka er gjeldene for bedriften.
Den beste måten å få dette til på er å finne et system eller en leverandør som oppdaterer regelverket automatisk.
Håndboken skal ikke bare si noe om reglene, men også om hvordan disse håndteres. Leverandører for håndbøker utformer også forslag på rutiner og beste praksis slik at det blir lett å finne fram og forstå hva som gjelder for din virksomhet.
Det er viktig at bedriftens HMS-mål og organisering av HMS-arbeidet er lett tilgjengelig og viser de ulike roller og ansvarsområder. Bedriftens HMS-mål skal hele tiden være oppdatert, lette å forstå og det skal også forklares hvordan målene skal praktiseres.
Arbeidsgiver/daglig leder har hovedansvaret for hvordan de enkelte arbeidsoppgavene planlegges, organiseres og utføres. Arbeidstaker plikter å delta aktivt i gjennomføringen av tiltakene for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø, for eksempel med å gi beskjed hvis arbeidsutstyr er ødelagt eller at de opplever arbeidsmiljøet dårlig. Alle medarbeidere må ta ansvar for egen og andres sikkerhet, og har plikt til å kjenne innholdet i HMS-håndboken.
Alle bedrifter som omfattes av arbeidsmiljøloven skal ha verneombud, som velges for to år om gangen. Ved færre en 5 ansatte kan en avtale å ikke ha verneombud. Bedrifter med flere enn 30 medarbeidere skal ha et arbeidsmiljøutvalg.
Det er viktig at kartleggingsrutiner er med i en håndbok.
Det finnes flere metoder for å kartlegge farer og vurdere risiko. Karleggingen må tilpasses bedriften. Noen ganger handler det om ergonomi og fysiske arbeidsforhold, der en kan få hjelp fra bedriftshelsetjenesten. Andre ganger er det det psykososiale arbeidsmiljøet som skal kartlegges, og en arbeidsmiljøundersøkelse som kan avdekke utfordringer som mobbing og trakassering. I tillegg bør ansvarlig følge med på sykefravær for å få indikasjon på arbeidsmiljøet.
Når dette er klart kan en gå videre på risikokartlegging. En slik kartlegging bør gjøres med jevne mellomrom og dokumenteres skriftlig. Dette arbeidet skal munne ut i en handlingsplan med konkrete rutiner, som igjen skal vurderes med jevne mellomrom.
En håndbok bør ha med seg risikovurdering i bedriften og få frem hva som er viktig å ha fokus på i bedriften.
De viktigste risikoer skal være kjent for de ansatte og hva som gjelder den jobben den enkelte ansatte utfører. Dette er basert på kartlegging. Håndboken har med seg hvilke risiko som finnes, hvor stor sannsynlighet det er for at dette skjer og konsekvensene.
Alle bedrifter må akseptere at det finnes noen risikoer, men det er de ikke-aksepterte risikoene det må jobbes med. Det må innføres risikoreduserende tiltak for å unngå skader, sykdom og fravær.
Dette kommer som et resultat av risikotiltak og mål som er satt om hvor gode en skal være. Disse skal konkret beskrive hva som skal gjøres, hvem som har ansvar og når det gjøres. Handlingsplanen brukes som dokumentasjon på når dette er utført.
Eksisterende rutiner skal være dokumentert, og nye rutiner som kommer fram i risikovurdering må på plass.
Leverandører av HMS-håndbøker har eksempler på nye rutiner som kan være aktuelle for forskjellige bedrifter i forskjellige bransjer.Rutinene i en bedrift skal være kjent for alle ansatte, og de skal få opplæring i hva som gjelder for den enkelte medarbeider og for den enkeltes arbeidsoppgaver.
For både ansatte og ledelse er det viktig å ha en forståelse for hvordan avvik og varsling av kritikkverdige forhold håndteres.
Alle personskader som oppstår i forbindelse med arbeid skal registreres av arbeidsgiver. Bedriften har meldeplikt til Arbeidstilsynet når en arbeidstaker rammes av en arbeidsulykke. Det er et krav at bedriften har gode rutiner for å avdekke avvik og rette opp i disse.
For å avdekke avvik må bedriften ha en praksis for hvordan dette varsles. Det er viktig at bedriften har en leder som følger opp avvik og tar tak i det som registreres og håndterer det på en god måte.
Ingen kriser er like. Hvordan håndteres kriser og hvilke beredskapsrutiner gjelder i din bedrift? Hva gjøres når, og hvem gjør hva? I din håndbok må dette komme tydelig fram.Noen kriser starter med en ulykke, andre med frustrerte kunder eller at en journalist tar kontakt.
Erfaringer viser at ledere som har en plan for håndtering av kriser og som har øvd på kriser ofte kommer helskinnet gjennom slike hendelser.
Hvordan følge opp HMS-arbeidet med interne revisjoner, ledelsens gjennomgang og tilsyn? Det er svært viktig å ta et tilbakeblikk på det arbeidet som er utført for å se på hva som fungerer og hva som bør endres. Her finnes det forskjellige metodikker for å gjennomføre en slik revisjon.
Det er også vanlig at en tredjepart tar tilsyn. Det kan være en kunde, et sertifiseringsbyrå eller Arbeidstilsynet. Da er det viktig at bedriften har dokumentasjon på hva som er gjort og hvilke planer som ligger i HMS-arbeidet.
Lederen bør ha en årlig gjennomgang av HMS-arbeidet og rutinene.
Medarbeidere må vite hva de skal ha opplæring i. En medarbeider med kontorarbeid har et annet behov enn de som jobber i for eksempel mekanisk industri eller transport. Opplæringen skal være knyttet til den oppgaven du har i bedriften. Bedriften må ha oversikt over hvilke typer jobber og oppgaver som finnes i bedriften, hvordan opplæringen som skal være knyttet til oppgavene og dokumentere hvem som har fått opplæring og når.
Daglig leder skal gå gjennom et 3-timers obligatorisk kurs. Det er også krav om at verneombud skal ha dokumentert opplæring. Det samme gjelder de som sitter i arbeidsmiljøutvalg.
