Dette må ditt HMS-system inneholde

Hva må egentlig stå i en HMS-håndbok? Her får du oversikten over de viktigste kravene og innholdet som må være på plass.

Alle virksomheter i Norge har plikt til å arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet.
Innholdet i en HMS-håndbok bygger på et felles regelverk, men det finnes ingen «one size fits all». Risikonivå, bransje, størrelse og organisering avgjør hvilke rutiner, tiltak og dokumentasjon som er nødvendig. Derfor må HMS-håndboken være tilpasset din virksomhet og være tydelig på hva som gjelder akkurat hos dere.

10 ting du må finne i et godt HMS-system

1. Oppdaterte lover og forskrifter

HMS-håndboken må alltid være oppdatert og basert på regelverk og god praksis. Slik blir alle ansatte trygge på at det de finner i HMS-håndboken er gjeldende for bedriften.
Den beste måten å få dette til på er å finne et system eller en leverandør som oppdaterer regelverket automatisk. Dette reduserer risikoen for avvik og sparer ledelsen for tidkrevende manuelt arbeid.
Håndboken skal ikke bare si noe om reglene, men også om hvordan disse håndteres. Leverandører for håndbøker utformer også forslag på rutiner og beste praksis slik at det blir lett å finne fram og forstå hva som gjelder for din virksomhet.
Tydelige roller og mål gjør det enklere å følge opp HMS-arbeidet i praksis, og reduserer risikoen for at viktige oppgaver faller mellom to stoler.

2. HMS-mål og organisering av HMS-arbeidet

Det er viktig at bedriftens HMS-mål og organisering av HMS-arbeidet er lett tilgjengelig og viser de ulike roller og ansvarsområder. Bedriftens HMS-mål skal hele tiden være oppdatert, lette å forstå og det skal også forklares hvordan målene skal praktiseres.

Arbeidsgiver/daglig leder har hovedansvaret for hvordan de enkelte arbeidsoppgavene planlegges, organiseres og utføres. Arbeidstaker plikter å delta aktivt i gjennomføringen av tiltakene for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø, for eksempel med å gi beskjed hvis arbeidsutstyr er ødelagt eller at de opplever arbeidsmiljøet dårlig. Alle medarbeidere må ta ansvar for egen og andres sikkerhet, og har plikt til å kjenne innholdet i HMS-håndboken.
Alle bedrifter som omfattes av arbeidsmiljøloven skal ha verneombud, som velges for to år om gangen. Ved færre enn 5 ansatte kan en avtale å ikke ha verneombud. Bedrifter med flere enn 30 medarbeidere skal ha et arbeidsmiljøutvalg.

3. Kartleggingsrutiner for arbeidsmiljøet

Det finnes flere metoder for å kartlegge farer og vurdere risikoer ved arbeidsmiljøet. Kartleggingen må tilpasses bedriften. Noen ganger handler det om ergonomi og fysiske arbeidsforhold, der en kan få hjelp fra bedriftshelsetjenesten. Andre ganger er det det psykososiale arbeidsmiljøet som skal kartlegges, og en arbeidsmiljøundersøkelse som kan avdekke utfordringer som mobbing og trakassering. I tillegg bør ansvarlig følge med på sykefravær for å få indikasjon på arbeidsmiljøet.
Når dette er klart kan en gå videre på risikokartlegging. En slik kartlegging bør gjøres med jevne mellomrom og dokumenteres skriftlig. Dette arbeidet skal munne ut i en handlingsplan med konkrete rutiner. Denne planen skal også vurderes og revideres med jevne mellomrom.
For virksomheten gir dette et faktagrunnlag for riktige tiltak, og kan legge til rette for å fange opp utfordringer før de utvikler seg til sykefravær, konflikter eller pålegg fra myndighetene.

4. De viktigste risikoene

Hva er bedriftens største risiko innen HMS?
De viktigste risikoer skal være kjent for de ansatte og bør baseres på en kartlegging i virksomheten. Håndboken har med seg hvilke risikoer som finnes, hvor stor sannsynlighet det er for at dette skjer og konsekvensene.
Når risikoene er tydelig definert, blir det enklere for både ledere og ansatte å prioritere riktig i hverdagen og jobbe forebyggende.
Men alle bedrifter må akseptere at det finnes noen risikoer. Det er de ikke-aksepterte risikoene det må jobbes med. Det må innføres risikoreduserende tiltak for å unngå skader, sykdom og fravær.

5. Handlingsplaner og årshjul

For å få til et godt HMS-arbeid må planer og et årshjul være med i håndboken.
Disse skal beskrive hva som skal gjøres, hvem som har ansvar og når det skal gjøres. Handlingsplanen brukes som dokumentasjon på når dette er utført.
Et årshjul gir ledelsen oversikt og forutsigbarhet i HMS-arbeidet, og gjør det enklere å dokumentere innsats over tid – både internt og ved tilsyn.

6. Retningslinjer og rutiner innen HMS

Hvilke retningslinjer og rutiner har bedriften innen HMS? Det er viktig at alle ansatte kjenner rutinene innen HMS, og at disse jobbes med og utvikles. Håndboken skal hele tiden være i utvikling.
Eksisterende rutiner skal være dokumentert, og nye rutiner som kommer fram i risikovurdering må på plass. Klare og kjente rutiner reduserer feil, usikkerhet og uønskede hendelser, og gjør det enklere for ansatte å gjøre riktig, også i pressede situasjoner.
Leverandører av HMS-håndbøker har eksempler på nye rutiner som kan være aktuelle for bedrifter i ulike bransjer. Rutinene i en bedrift skal være kjent for alle ansatte, og de skal få opplæring i hva som gjelder for den enkelte medarbeider og for den enkeltes arbeidsoppgaver.

7. Håndtering av avvik og varsling

Det er viktig at alle vet hvordan avvik og varsling av kritikkverdige forhold håndteres.

Alle personskader som oppstår i forbindelse med arbeid skal registreres av arbeidsgiver. Bedriften har meldeplikt til Arbeidstilsynet når en arbeidstaker rammes av en arbeidsulykke. Det er et krav å ha gode rutiner for å avdekke avvik og rette opp i disse.

Det er viktig at ledelsen følger opp avvik på en god måte. God avvikshåndtering gir verdifull innsikt i hva som faktisk skjer i virksomheten, og er et viktig grunnlag for kontinuerlig forbedring.

8. Krisehåndtering

Ingen kriser er like. Hvordan håndteres kriser og hvilke beredskapsrutiner gjelder i din bedrift? Hva gjøres når, og hvem gjør hva? I din håndbok må dette komme tydelig fram. Noen kriser starter med en ulykke, andre med frustrerte kunder eller at en journalist tar kontakt.

Erfaringer viser at ledere som har en plan og har øvd på kriser, tar raskere riktige beslutninger og beholder kontroll og tillit i krevende situasjoner.

9. Revisjon og tilsyn

Hvordan følge opp HMS-arbeidet med interne revisjoner, ledelsens gjennomgang og tilsyn? Det er svært viktig med et jevnlig tilbakeblikk på det arbeidet som er utført for å se på hva som fungerer og hva som bør endres. Her finnes det forskjellige metodikker for å gjennomføre en slik revisjon.

Lederen bør ha en årlig gjennomgang av HMS-arbeidet og rutinene.

10. Hvordan ansatte får opplæring i HMS

Medarbeidere må vite hva de skal ha opplæring i. En medarbeider med kontorarbeid har et annet behov enn de som jobber i for eksempel mekanisk industri eller transport. Opplæringen skal være knyttet til oppgaven du har i bedriften. Bedriften må ha oversikt over hvilke oppgaver som finnes i bedriften og hvordan opplæringen knyttes til oppgavene. Det bør også dokumenteres hvem som har fått opplæring og når.

Daglig leder skal gå gjennom et 3-timers obligatorisk kurs. Det er også krav om at verneombudet skal ha dokumentert opplæring. Det samme gjelder de som sitter i arbeidsmiljøutvalg. Riktig og dokumentert opplæring gir tryggere medarbeidere, færre hendelser og et tydelig ansvarsbilde for arbeidsgiver.