God kommunikasjon og dyktige, tilgjengelige konsulenter var avgjørende da HK Norge byttet medlemssystem for sine 83.000 medlemmer.
– Nå har vi full kontroll, slår Eva B. Skjønhaug, administrasjonssjef i HK Norge fast.
Våren 2024 startet HK Norge på arbeidet med å skifte ut sitt eksisterende medlemssystem med Compendias system. Det er en omfattende prosess for Norges tredje største LO-forbund med over 86.000 medlemmer.
Ferden med å få på plass et nytt medlemssystem startet allerede i 2016. Etter en humpete og kostbar ferd, satte forbundsstyret foten ned og bestemte seg for å se etter ny leverandør. Da hvilte kalenderen på 2022. I stedet for skreddersøm ønskte forbundet nå å gå for hyllevare.
– Vi visste at flere LO-forbund allerede brukte Compendia og etter en grundig demokratisk prosess mente flertallet i forbundsstyret at det var det rette valget også for oss, sier Skjønhaug videre.
HK Norge ønskte en intern prosjektleder i full stilling – en rolle Ben Julian Husvik takket ja til.
– Vi ønskte en så smidig, rask og god prosess som mulig og er veldig glade for at vi valgte å sette av en hel stilling til dette arbeidet, legger administrasjonssjefen til.
Prosjektlederen tok seg av den daglige kontakten, noe han selv trekker fram som veldig viktig.
– Fra prosjektstart til leveringsdato opplevde vi at Compendia var tilgjengelige. I tillegg har vi hatt kontakt med veldig dyktige konsulenter som har vært på ballen og hjulpet oss i mål, sier Husvik.
HK satt ned en egen styringsgruppe som gjennom hele prosjektet ble informert om prosjektets gang og problemstillinger som måtte vurderes, i tillegg ble det avholdt jevnlige statusmøter mellom HK og Compendia.
Eva B SKjønhaug og Ben Julian Husvik i HK Norge.
Alf Endre Stokka er også leder for avdelingen Medlem i Compendia.
– Vi har hatt et veldig godt samarbeid med prosjektleder Ben Julian Husvik og har sammen fått prosjektet godt i havn, sier han.
Stokka forteller om en travel periode med både tidspress og arbeidspress hos begge parter.
– HK Norge utfordret systemet vårt på noen områder, men sammen fant vi løsninger som fungerer for begge parter, sier han.
Compendia har levert medlemssystemer til fagforeninger i 30 år. I dag leverer Bryne-firmaet både medlemssystemer og avstemmingssystemer, i tillegg til rådgivning og bistand relatert til systemene.
– Den lange erfaringen vår gjør at vi har diskutert de fleste problemstillingene før. Vi kan fagforeninger, sier Stokka.
Compendia medlem: Denne gjengen jobber med medlemssystemer i Compendia. Bak fra venstre: Kjetil Grødem, Steinar Kittilsen Kvia, Temesghen Teklai Tedla. Framme fra venstre: Alexander Abrahamsen, Tommy Våland og Alf Endre Stokka.
En viktig faktor for valget av Compendia var muligheten til å integrere HKs nyutviklede bedriftsportal, som vi både var fornøyd med og stolt av.
Bedriftsportalen bidrar til enklere innkreving for både HK og bedriftene, og denne smidige løsningen var viktig for oss å få med inn til ny leverandør. Compendia tok utfordringen og sammen har vi klart å få på plass en veldig god løsning. Medlemssystemet hos Compenida har også e-faktura, noe som HK tidligere ikke har kunnet benytte.
Vi ser allerede nå indikasjoner på at frafallet av medlemmer er nedgående, rett og slett takket være et forutsigbart system og ny betalingsmetode. Det er veldig gledelig å se, sier administrasjonslederen.
Eva B. Skjønhaug legger ikke skjul på at det har vært mye jobbing.
– Men vi er veldig fornøyde med både systemet og samarbeidet. Selv om det kunne gå en kule varmt, har vi klart å løse alt vi har stått i underveis med dialog. Det er noe med å forstå hverandre og hva vi står i, og det opplevde vi at konsulentene i Compendia gjorde, sier Skjønhaug og kaller implementeringen av nytt medlemssystem for en syretest for samarbeidet.
– Vi kom godt gjennom det og nå kan vi le litt av enkelte episoder. Det er en ganske direkte tale i fagorganisasjonen. Vi har vel det vi kan kalle en sterk ytringsfrihet, sier hun og ler.
At landsmøtet lurte i det fjerne, var en ekstra motivasjon for gjengen som jobbet med innføringen av nytt medlemssystem.
– Det var veldig viktig for oss å få lansert et nytt system på en god måte før landsmøtet. Og det klarte vi, sier administrasjonslederen fornøyd.
Nå ser HK Norge framover, sammen med Compendia.
– Vi opplever at Compendia er engasjerte i utviklingen av medlemssystemet og setter pris på dialogen vi har. Dette gir oss optimisme for framtiden og for samarbeidet for et godt og fremtidsrettet medlemssystem, sier administrasjonssjef Eva Skjønhaug.
