Med sine 3 millioner kvadratmeter med bygningsmasse og over 2300 bygninger i porteføljen både i Norge og utlandet, er Statsbygg en av landets største eiendomsforvaltere. Effektive, brukervennlige og skybaserte verktøy har gjort det lettere å arbeide for en mer miljøvennlig, seriøs og digital byggebransje.
– Vi ville ha en personalhåndbok med informasjon om rettigheter, plikter og velferdsordninger i Statsbygg. I samme system ønsket vi lederhåndbok med støtte for ledere og HMS-håndbok, for å gi informasjon om rutiner, handlingsplaner og skjemaer til ansatte, ledelse og vernetjeneste, forteller HR-rådgiver Mari Klevgård.
– I tillegg var det viktig for oss å ha all informasjon samlet på ett sted, med en struktur og søkefunksjon som gjør det enklere å finne svar på det man lurer på, legger hun til.
Virksomhetens eksisterende system var hverken moderne eller skybasert, og en digital og lettfattelig løsning sto høyt på ønskelisten.
– Compendia kunne levere på områder vi ikke kunne levere selv. Et stort pluss var at dere klarte å levere midt i fellesferien.
– Dette var et prosjekt med veldig kort tidsintervall hvor mye skulle skje fra juli til september – og under avvikling av ferie, bekrefter juridisk rådgiver Anne Toril i Compendia.
Hun har en klar formening om hvor suksessfaktoren ligger.
– Tydelige mål og planer, nok ressurser og god prosjektledelse gjorde at vi fikk til et vellykket prosjekt og et bra sluttresultat på kort tid. Statsbygg er virkelig en drømmekunde, som for meg framsto veldig profesjonell, med dyktige og dedikerte ansatte, som jobbet godt både selvstendig og i team.
– Når vi har store byggeprosjekter krever det at man er strukturert og nøyaktig i planlegging, gjennomføring og alle deler av prosessen. Det er nok typisk for Statsbygg, og HR-staben, å jobbe strukturert med orden på prosedyrer og rutiner, forklarer Mari.
Under implemeneringsfasen ble håndbøkene tilpasset Statsbyggs interne retningslinjer. For å slippe mer vedlikehold enn nødvendig, valgte Statsbygg å benytte mest mulig av Compendias forslagstekster.
– Det var viktig for oss at standardsystemet skulle gi oss tilgang til beste praksis, samt automatiske oppdateringer i lov- og avtaleverk. Tidligere hadde vi en personalhåndbok hvor vi manuelt måtte gå inn og gjøre endringer hver gang det kom en lovendring, sier HR-rådgiveren.
Statsbygg har gjort bevisste designvalg for at man lettere skal forstå hvilken håndbok man befinner seg i.
– Det har vært gull å samarbeide med Compendia. Dere har gitt gode råd i prosessen, opptrådt profesjonelt, vært tilbudssiden og tatt raskt tak i tilbakemeldinger når vi har kommet med forslag, legger hun til.
Etableringen av håndbøkene var et samarbeidsprosjekt mellom HR-staben, seksjon for lønn- og personaldata, vernetjenesten og representanter fra avdelingen som jobber med HMS på byggeplasser.
– Alles hovedmål var å realisere den overordna gevinsten: bedre informerte ansatte og tryggere ledere, og implementeringen har vært en vinn-vinn for alle parter. Avdelingene har fått frigjort tid til å jobbe med andre oppgaver, mens de ansatte får svar raskt. Vi har stort sett fått gode tilbakemeldinger, og spesielt Henry har skapt begeistring hos mange.
Helt fra anskaffelsen av håndbøkene så Statsbygg mange fordeler ved å supplere med Henry og Compendias avvikssystem.
Ett år etter det innledende prosjektet startet arbeidet, og i dag jobber Henry side om side med chatbotten Ask.
– Denne chatbotten har Statsbygg utviklet selv, og vi står for alt av innhold og vedlikehold. Det at HR-Henry leveres ferdig opplært, kan svare på veldig mange problemstillinger, og derfor krever lite ressurser fra oss i HR, var et stort pluss.
HR-staben gjorde en grundig jobb med å informere om Henry da han ble lansert. Resultatet er en velbrukt chatbot som besvarer rundt 1000 spørsmål fra statsbyggere hver måned.
– Jeg tror ikke at vi ville hatt kapasitet på nåværende tidspunkt til å legge alle de samme svarene inn i den overordna chatbotten vår, slik vi måtte ha gjort om vi ikke hadde hatt Henry. Han hjelper de ansatte med å raskt finne svar på det de lurer på uten å måtte bla i de ulike håndbøkene.
Hos Statsbygg kommer de fleste spørsmålene til Henry i kjernetiden, men også en del på kveldstid.
– Vi hjelper selvfølgelig fremdeles de ansatte med spørsmål, men tidligere brukte vi mer tid på å hjelpe hver enkelt som hadde spørsmål eller utfordringer. Nå henviser vi oftere til hvor de selv kan finne svaret, slik at vi kan konsentrere oss om andre oppgaver.
Innsatsen fra Mari og kollegaene har ikke bare gitt en velbrukt chatbot – Statsbygg har også bidratt til å forbedre samtaleflyt og opprette intensjoner som manglet, samt satt fokus på GDPR og datasikkerhet knyttet til produktet. Dette får alle Henrys arbeidsgivere glede av.
Statsbygg har virkelig tatt løsningene i bruk, og oppdaterer dokumentene når det trengs.
– Det har vært uproblematisk å ta i bruk håndbøkene og systemene, og det er veldig enkelt, for hvem som helst, å gjøre endringer i chatbotten. Jeg fikk opplæring én gang, og har ikke trengt mer enn det.
– Hos oss er det én person som har overordna ansvar for håndbøkene og chatbotten, slik at det er lettere å følge opp og ta ansvar for å følge opp innholdet. I tillegg er det utrolig nyttig å kunne se statistikk og endringslogg, legger hun til.
Personalhåndboken har en tilbakemeldingsfunksjon som gjør det enkelt for de ansatte å gi beskjed om innholdet svarer på brukeroppgaven.
– Vi får en del tomler opp, men vi får også noen tomler ned. Tilbakemeldingene gjelder som regel ting vi vurderer om vi skal endre på, og vi har gjort flere endringer på bakgrunn av disse.
Statsbygg benytter seg også av statistikken fra Henry og håndbøkene til å se hvilke temaer og dokumenter som er spesielt populære.
– Før påske er det for eksempel mange som spør om arbeidstider i påskeferien. Da vil vi vurdere å lage en infosak til intranettet, og henviser til hvor man finner informasjon om temaet i personalhåndboka. I tillegg bruker vi statistikkverktøyet til å identifisere dokumenter med høy aktivitet, for å kontrollere at innholdet er oppdatert og bra nok.
Selv om de tekniske løsningene krever noe arbeid, er ikke Mari i tvil om at det smaker mer enn det koster:
– Vi ser at håndbøkene blir mye brukt, noe som avlaster HR-staben i veldig stor grad. Vi er 11 stykker på HR, og har ikke kapasitet til å følge opp alle 850 ansatte med små, enkle og repeterende spørsmål som de lett kan finne svar på i håndbøkene, sier hun.
– Hovedgevinsten for alle løsningene er at de på hver sin måte, og sammen, forenkler arbeidshverdagen til veldig mange: både for oss som jobber i HR, lønn- og personaldata, ledere og ikke minst de ansatte.
