Vi har forstått at det er misnøye blant de ansatte med at noen kolleger bruker vel mye tid til private gjøremål i arbeidstiden. Enkelte tar seg større frihet enn andre i form av lange private telefonsamtaler, avislesing og sjekk av sosiale medier. Som leder synes jeg dette er vanskelig. Vi vet at noen medarbeidere er mer effektive enn andre, men alle har behov for pauser.
Jeg er redd at det å nedlegge forbud mot slike private aktiviteter vil ha dårlig effekt på arbeidsmiljøet. Likevel forstår jeg at det kan provosere og irritere noen kolleger. Hvordan løser vi dette på best mulig måte?
De fleste må fra tid til annen ordne noen private gjøremål i arbeidstiden, og har forståelse for at også kolleger har slike behov. Derfor kan det være god grunn til å ta tak i problemet, når slik misnøye kommer for dagen i en organisasjon.
Når tema som dette dukker opp skal en imidlertid være klar over at det kan handle om helt andre ting enn bruk av arbeidstid til private formål. Hvis så er tilfelle, er det nok ikke retningslinjer for private aktiviteter i arbeidstiden det først og fremst er behov for.
Vær ikke redd for å snakke om temaet. Diskuter med medarbeiderne dine hvor grensen mot det uakseptable går. De fleste ansatte setter pris på å få vite hva de har å forholde seg til. Temaet egner seg både i plenum, og i samtaler med den enkelte, for eksempel i medarbeidersamtaler. Slike samtaler kan i seg selv bidra til en bedring, ved at de ansatte blir minnet om at ledelsen er oppmerksom på hva som foregår. En del av dette handler også om å ta hensyn til kollegaer som ikke bare irriterer seg, men kanskje også blir forstyrret i sitt arbeide. Hvis dere har åpne kontorlandskap kan det for eksempel være lurt å innføre en rutine for at private samtaler som ikke bare er helt korte beskjeder skal tas et annet sted enn i landskapet.
En arbeidstaker på jobb skal i utgangspunktet stille hele sin arbeidskraft til disposisjon for arbeidsgiver. Å bruke arbeidstiden på alt mulig annet, vil være brudd på arbeidsavtalen. I prinsippet kan du altså forby private gjøremål. Men som du selv påpeker, spørsmålet er om det er så lurt.
Du forteller ikke hva slags type virksomhet du leder. I typiske kunnskapsbedrifter hvor de ansatte også gjør arbeid på fritiden, som å svare på telefonhenvendelser eller lese e-post, vil det være naturlig å gi rom for noen private gjøremål i arbeidstiden. Tendensen går trolig mot at grensene mellom privatliv og arbeidstid viskes mer og mer ut. Et rent forbud er da neppe løsningen på problemet ditt.
En medarbeider som bruker mye tid på sosiale medier eller som legger kabal i arbeidstiden, kan ha dårlig arbeidsmoral. Men det kan også være at vedkommende mistrives, sliter med motivasjonen eller har andre og mer alvorlige problemer hjemme eller på jobb. Det er viktig å være lydhør for slike bakenforliggende årsaker. Er det tiltak som kan bidra til at konsentrasjon og arbeidslyst kommer tilbake? Har vedkommende for lite å gjøre? Bør du sjekke nærmere hvordan vedkommende løser arbeidsoppgavene sine for å avdekke om de eventuelt blir neglisjert?
Kollegers misnøye kan også handle om helt andre forhold enn en privat telefon for mye. De som sier fra har kanskje markant mer å gjøre sammenlignet med andre, eller opplever at de ikke blir sett for den innsatsen de gjør.
For mye tid til private sysler i arbeidstiden kan med andre ord være symptomer på at du som leder har helt andre utfordringer å ta tak i. Løsningen på ditt dilemma vil du derfor finne først etter å ha snakket med dine medarbeidere og kartlagt årsaker etter beste evne.
Mette er jurist og har over 20 års erfaring i HR-faget.
Til daglig jobber hun som seniorrådgiver innen arbeidsrett, personal og ledelse i Compendia.
Mette er jurist og har over 20 års erfaring i HR-faget.
Til daglig jobber hun som seniorrådgiver innen arbeidsrett, personal og ledelse i Compendia.
