Proplan har et solid personalsystem, mens Compendia er eksperter på HR-chatbot. Ved å kombinere to produkter som komplimenterer hverandre, har rogalandsbedriftene videreutviklet Proplan HRM.
Proplan har et solid personalsystem, mens Compendia er eksperter på HR-chatbot. Ved å kombinere to produkter som komplimenterer hverandre, har rogalandsbedriftene videreutviklet Proplan HRM.
Softwareselskapet Proplan tilbyr løsninger innen blant annet regnskap, logistikk og timeregistrering for små og mellomstore bedrifter. Et godt etablert GDPR-personalsystem var allerede på plass, da teknologibedriften bestemte seg for å gjøre Proplan HRM enda bedre.
– Utgangspunktet for samarbeidet var at vi hadde flere kunder som implementerte HRM-systemet vårt, som ønsket å kunne samle all data, personopplysninger og personalhåndbok i ett system, forteller Tor Ommund Ljosland.
Han er daglig leder i Proplan HRM, og opplevde stadig oftere at kundene etterspurte en løsning som, i tillegg til personalsystemet, kunne hjelpe de ansatte med spørsmål for eksempel antall feriedager og hvordan føre reiseregninger.
– Istedenfor å utvikle dette selv, ønsket vi å finne en samarbeidspartner. Vi endte opp med å ta kontakt med Compendia, for å se om vi kunne klare å løse dette på en god måte.
Softwareselskapet Proplan tilbyr løsninger innen blant annet regnskap, logistikk og timeregistrering for små og mellomstore bedrifter. Et godt etablert GDPR-personalsystem var allerede på plass, da teknologibedriften bestemte seg for å gjøre Proplan HRM enda bedre.
– Utgangspunktet for samarbeidet var at vi hadde flere kunder som implementerte HRM-systemet vårt, som ønsket å kunne samle all data, personopplysninger og personalhåndbok i ett system, forteller Tor Ommund Ljosland.
Han er daglig leder i Proplan HRM, og opplevde stadig oftere at kundene etterspurte en løsning som, i tillegg til personalsystemet, kunne hjelpe de ansatte med spørsmål for eksempel antall feriedager og hvordan føre reiseregninger.
– Istedenfor å utvikle dette selv, ønsket vi å finne en samarbeidspartner. Vi endte opp med å ta kontakt med Compendia, for å se om vi kunne klare å løse dette på en god måte.
Som en relativt ny aktør innen personalsystemer, var det spesielt viktig for Proplan at kundene har tillit til at de kan levere.
– Det at vi bruker Compendias teknologi og rammeverk i bånn, er avgjørende for at kunden skal ha tro på at løsningen er bra. Compendia er et etablert varemerke innenfor personalhåndbok, chatbot og lederrådgivning, som vi merker at også kundene våre kjenner til.
Produktutvikler Børge Brunes i Compendia deler Ljoslands begeistring for samarbeidet – og ikke minst for sluttproduktet.
– Det var en gledens dag da vi i september kunne vise fram hva vi har jobbet med. Jeg er stolt over at vi har klart å gjøre Proplan HRM og Compendia chatbot til ett knallprodukt, sier Brunes.
For vanlige dødelige kan det være vanskelig å vite om man skal lete i personalhåndboka, i personalsystemet eller på intranett. Dokumentene som finnes via søk, faner og menyer, er ofte lange og sammensatte.
Chatbotten Netti er tilgjengelig direkte i Proplan HRM, hvor hun hjelper de ansatte med å navigere og finne fram til det de lurer på – uavhengig av hvor svaret finnes. Svaret hun gir er kort, konsist og relevant.
– Med chatbot får brukeren ta del i en reell samtale, hvor det stilles oppfølgingsspørsmål, kontra å lete i jungelen av systemer og scrolle i lange dokumenter, forklarer Børge.
Enten det gjelder HR-, HMS- eller personalrelaterte spørsmål, får brukeren svaret direkte, når som helst og på ett sted. Med Nettis hjelp kan ansatte og ledere finne all nøkkelinfo som finnes i de ulike systemene.
– Med chatbot får brukeren ta del i en reell samtale, hvor det stilles oppfølgingsspørsmål, kontra å lete i jungelen av systemer og scrolle i lange dokumenter, forklarer Børge.
Enten det gjelder HR-, HMS- eller personalrelaterte spørsmål, får brukeren svaret direkte, når som helst og på ett sted. Med Nettis hjelp kan ansatte og ledere finne all nøkkelinfo som finnes i de ulike systemene.
– Vi får veldig gode tilbakemeldinger fra de som har implementert løsningen, forteller Ljosland.
– Vanligvis hjelper Compendias chatbot brukerne fram til informasjon som er lik for alle. I samarbeidet med Proplan har vi sydd løsningen mer i hop enn vi pleier, forteller Børge.
I tillegg til generell informasjon fra personalhåndboken kan nemlig Netti lete fram personspesifikke detaljer fra Proplan HRM, som hvilket utstyr den ansatte har eller når et registrert sertifikat utløper. Dette gjør chatbotten uten at det går utover den enkeltes personvern.
– GDPR-samsvar er veldig viktig for oss og kundene. GDPR er bygget inn i selve grunnmuren på Proplan HRM . Systemet gir ansatte innsyn i egen data, samt sørger for at bedriften har kontroll på tilganger og oppbevaring av data. Dette er også videreført med tanke på Netti, slik at dataflyten mellom oss og Compendia ivaretar ansattes personvern, forklarer Tor Ommund.
– Det er ikke slik at chatbotten automatisk henter ut informasjon. Alle svarene Netti gir må forhåndsgodkjennes. På denne måten har du full kontroll over informasjonen de ansatte har tilgang på, legger Børge til.
– Dette er bare starten på integrasjon for mange ulike systemer. Et kjerneområde for Compendia er forenkling og digitalisering, hvor vi ser viktigheten av mer sømløse integrasjoner – både for å hente ut og legge inn data. Mulighetene er der også for andre løsninger, og vi jobber kontinuerlig med utviklingen. Det er der framtiden ligger, sier Børge.
Også Tor Ommund ser muligheter og potensiale som kan bidra til mer friksjonsfrie arbeidsdager.
– Vi ser at dette er en bra teknisk plattform, med gode muligheter for å lære opp Netti til å besvare andre type spørsmål hvor svaret finnes i vårt system.
Ljosland ønsker å ta teknologien og Compendia-samarbeidet ett hakk videre.
– Vi i Proplan har en drøm om å kunne føre timer i bilen via tale mens du kjører. Det kan jo være et mål for oss å få til sammen.
I webinaret «Proplan HRM – nå med chatbot fra Compendia» får du møte Tor Ommund, Børge og chatbotten Netti.
De tar deg gjennom ulike funksjoner i personalsystemet, og demonstrerer hvordan løsningen nå er utvidet til å kunne svare på HR- og personalrelaterte spørsmål direkte i applikasjonen.
