Vet medarbeiderne hva som gjelder på arbeidsplassen? Finner de svar på det de lurer på eller er informasjonen spredt i flere systemer og mangler kvalitetssikring?
«Kan jeg ta fri med lønn for å følge barnet første skoledag? Hvor mange feriedager har jeg rett på? Hva gjelder egentlig i vår bedrift?»
Spørsmålene dukker opp hele tiden i en virksomhet.
Når svarene ikke er lett tilgjengelige, ender spørsmålene ofte hos nærmeste leder eller HR. Det tar tid og svarene kan bli ulike fra gang til gang
En god personalhåndbok gjør det enklere. Den samler det viktigste på ett sted og gir medarbeiderne klare svar på hvilke rettigheter og plikter som gjelder i virksomheten. Samtidig blir hverdagen enklere for ledere og HR, fordi færre spørsmål må håndteres manuelt.
Personalhåndbok – et viktig verktøy
Personalhåndboken er også et viktig verktøy for å sikre en tydelig og konsekvent personalpolitikk. Når forventninger, regler og praksis er samlet og forklart på en forståelig måte, blir det lettere å behandle medarbeidere likt og håndtere arbeidsrettslige spørsmål på en trygg måte.
Men en personalhåndbok gir bare verdi hvis den faktisk blir brukt. Derfor må den være enkel å forstå, lett tilgjengelig og oppdatert til enhver tid.
Her er fem grep som øker bruken av personalhåndboken
1
Fokuser på den ansatte
Sørg for at tekstene i personalhåndboken er tilpasset de ansatte, er lettfattelige og unngår faglige HR-begrep. Kompliserte rutiner og retningslinjer forenkles ved bruk av prosesskart eller flytdiagram. Fokus må være på oppgavene brukerne har. De ansatte er ofte utålmodige og ønsker å finne svar fortest mulig.
2
Hold personalhåndboken oppdatert
Både arbeidsgiver og arbeidstaker må kunne stole på at innholdet er oppdatert til enhver tid. En god leverandør av digitale personalhåndbøker vil sørge for at din løsning lever i takt med lovendringer, i tillegg til ferdige kvalitetssikrede tekster som enkelt kan tilpasses din virksomhet. Du sparer tid og du slipper å tenke på om innholdet er korrekt i forhold til lovverket.
3
Den viktige søkefunksjonen
I en digital verden er ansatte vant med å finne svar raskt. Derfor er det viktigere for den ansatte å kunne søke på sin problemstilling enn å navigere i en rigid meny. Søkefunksjonen gi gode treff i personalhåndboken og den må lære av brukeratferden. Identifiser søkeord og bygg innhold som gir svar.
4
Sikre enkel tilgang for alle ansatte
Personalhåndboken bør være lett tilgjengelig på virksomhetens intranett, eller i en app. Ett søk bør gi treff på alle interne sider. Sørg i tillegg for en løsning hvor brukeren slipper å oppgi passord.
En god løsning for å lette tilgangen til personalhåndboken vil være å etablere en AI-assistent som svarer på HR-spørsmål i meldingstjenester. En slik AI-assistent kan gjøres tilgjengelig på intranettet, Messenger eller Teams, eller andre steder de ansatte er.
Relaterte løsninger
Personalhåndboken kan brukes alene eller kombineres med flere av våre verktøy
