– Unge arbeidstakere forventer at alt er på stell i en bedrift. Med gode løsninger for personalhåndbok og lederhåndbok får vi mye av dette enkelt på plass, sier Inger Lise Molenaar, HR Manager People & Culture i ASCO.
Da Inger Lise Molenaar startet i ASCO for fem år siden ble hun møtt av en personalhåndbok i papirutgave på hver pult. Originalen var en pdf-versjon som ble oppdatert en gang i året.
– De var glade i papir her, sier hun og smiler mot kollega, Senior Advisor HR People & Culture i ASCO, Anne Stokka.
Nå er personalhåndboken heldigital og levert av Compendia.
– Compendia fanget oppmerksomheten vår på nettet og vi fikk umiddelbart en veldig god kjemi med Morten Thu Kure, som var den første til å ta kontakt med oss. Vi ønskte også en leverandør som også kunne levere lederhåndbok, men ville ta det steg for steg, sier Inger Lise.
ASCO har i snart 30 år levert forsyningstjenester innen logistikk til industri- og energimarkedet langs hele norskekysten.
Hovedkontoret, der Inger Lise og Anne jobber, er i Tananger i Rogaland, men ASCO har også avdelinger i både Farsund, Gardermoen, Sandnessjøen og Kristiansund.
ASCO er i vekst og vil i løpet av 2025 øke til 230 ansatte fordelt på de ulike lokasjonene.
70 operatører og 20 i administrasjonen har arbeidssted i Tananger.
Inger Lise Molenaar, HR Manager People & Culture og Anne Stokka, Senior Advisor HR People & Culture i ASCO.
Compendia sin personalhåndbok er nå godt integrert i ASCOs digitale løsninger.
For å gjøre det enklest mulig for de ansatte å finne svar på det de lurer på av HR-spørsmål selv, kan en personalhåndbok fra Compendia leveres med AI-assistent/chatbot. Compendias AI-assistent heter Henry (link), men alle virksomheter står fritt til å utforme assistenten sin akkurat som de vil. Den muligheten har ASCO utnyttet til det fulle.
– Vi inviterte til navnekonkurranse og siden alle møterommene våre har navn fra norrøn mytologi var den eneste føringen fra meg at chatboten også skulle ha det, sier HR-lederen.
Slik fikk den digitale assistenten Elfi navnet sitt. Elfi er nemlig et kvinnenavn med norrøn opprinnelse. Hun har også blitt en egen figur med rødt hår og gul refleksvest i ASCO-universet. At det ble en kvinnelig figur var heller ikke tilfeldig.
– Vi har jo tross alt et mål om å øke kvinneandelen hos oss i ASCO, sier Inger Lise og ler.
Compendia har nylig omdøpt chatbotene til AI-assistenter, men da Elfi flyttet inn til ASCO var hun chatbot.
Nå gleder Anne og Inger Lise og resten av ASCO seg til alt er på plass.
– Jeg tror oppriktig at både personalhåndboka og lederhåndboka fra Compendia er med på å gjøre oss mer attraktive som arbeidsgivere. Det skaper et eierskap til bedriften og en trygg arbeidsplass der du vet hva du skal forholde deg til, sier Inger Lise, som ikke angrer et sekund på at hun valgt å gå bort fra papirbunkene.
– Produktene fra Compendia bygger kulturen vår. Vi har fått felles plattformer med alle våre verdier og prinsipper i grunn, legger Inger Lise til.
Compendia leverer personalhåndbok til 267 bedrifter. Mange av disse bedriftene har også AI-assistent.
I 2024 har både personalhåndboken og AI-assistent Henry blitt fornyet. Personalhåndboka har fått ny design, forenklet språkdrakt og integrert AI-verktøy med generativ kunstig intelligens. Dette gjør at ansatte med redaktøransvar for håndboka enkelt kan oppdatere tekstene i samme språkdrakt. Det samme gjelder den engelske versjonen.
I Compendias personalhåndbok får alle ansatte lover og regler forklart på en enkel og forståelig måte.
AI-assistenten bruker nå generativ kunstig intelligens gjennom Chat GPT og svarer som et menneske.
HR-rådgiver Mette Kristin Reiten og AI-trener Solvor Aasland i Compendia er kontaktpersoner for leder- og personalhåndbok i ASCO.
