Ansatte på hjemmekontor? Dette må du som leder tenke på

Skillet mellom sporadisk/kortvarig og fast/langvarig hjemmekontor
Det første ledere og arbeidsgivere bør avklare, er om hjemmearbeidet er en fast ordning eller kun skjer sporadisk. Dette skillet er avgjørende fordi regelverker stiller ulike krav avhengig av omfanget og varigheten av hjemmekontoret. 

Dersom det er tale om en hjemmekontorordning som er enten fast eller langvarig, vil hjemmekontorforskriften gjelde når arbeidet utføres i arbeidstakers eget hjem. Hjemmekontorforskriften setter krav til at det skal inngås en skriftlig avtale om hjemmearbeidet i tillegg til den skriftlige arbeidsavtalen. En slik avtale skal blant annet inneholde omfanget av hjemmearbeidet, arbeidstiden, forventet varighet av avtalen og eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver. Det kan også nevnes at hjemmekontorforskriften har en egen bestemmelse som forplikter arbeidsgiver til å så langt som mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene på hjemmekontor er fullt forsvarlige, både når det gjelder det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet. 

Hjemmearbeid anses i utgangspunktet som fast når du har 1 fast dag på hjemmekontor hver uke, og langvarig når du har hjemmekontor i perioder på 1 måned eller mer.

For de tilfeller der hjemmearbeidet er sporadisk eller kortvarig, vil ikke hjemmekontorforskriften komme til anvendelse. Dette betyr at det i disse tilfellene blant annet ikke er nødvendig å inngå en egen skriftlig avtale. 

Uavhengig av om dine ansatte har en fast hjemmekontorordning, eller bruker hjemmekontor mer sporadisk, vil listen nedenfor med tips til ledere være nyttig.

Ledertipset: Ikke la hjemmekontor utvikle seg til en fast praksis uten en avtale og tydelige rammer. En god hjemmekontoravtale forebygger misforståelser og gir både leder og arbeidstaker tydelige forventninger til hvordan ordningen skal fungere. Reguler varigheten på hjemmekontoravtalen, herunder at ordningen skal evalueres ved jevne mellomrom. 

Hyttekontor og utenlandskontor er ikke hjemmekontor
Hjemmekontorforskriften gjelder kun arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem. Arbeid fra hytta, fritidsboligen i Spania eller andre oppholdssteder omfattes derfor ikke av forskriften. 

For arbeid på hytta i Norge er det ikke krav om egen hjemmekontoravtale. Det betyr imidlertid ikke at arbeidstaker fritt kan velge arbeidssted. Dersom ansatte ønsker å arbeide fra hytta, bør dette avklares med nærmeste leder, og virksomheten børta et bevisst standpunkt til om slike ordninger skal tillates og på hvilke vilkår. Selv om hjemmekontorforskriften ikke gjelder, kommer arbeidsmiljølovens regler fortsatt til anvendelse og må overholdes overfor ansatte på «hyttekontor». 

Arbeid utført i utlandet reiser ofte mer komplekse problemstillinger. For mange ansatte kan det fremstå som en attraktiv og fleksibel løsning å kombinere ferie og arbeid eller ta med seg jobben til utlandet i en periode. For arbeidsgiver kan imidlertid en slik ordning utløse en rekke spørsmål og skjulte risikoer som bør avklares.

Avhengig av oppholdets varighet, omfang og hvilket land arbeidstakeren oppholder seg i, kan det oppstå spørsmål og problemstillinger knyttet til skatt- og rapporteringsplikt, medlemskap i trygdeordningen, forsikringsordninger og datasikkerhet. I noen tilfeller kan også lokale regler i landet arbeidstaker utfører arbeid fra få betydning. Mange virksomheter ønsker å være fleksible, men ikke si ja til arbeid i utlandet før de juridiske og praktiske konsekvenser er undersøkt. 

Ledertipset: Etabler tydelige retningslinjer for «hyttekontor» og «utenlandskontor», hvor det fremgår klart hvem som kan godkjenne ordningen, hvilke vurderinger som skal gjøres og hvilke begrensninger som gjelder. Klare rammer bidrar til forutsigbarhet for arbeidstaker og reduser risiko for arbeidsgiver. 

Arbeidsgivers arbeidsmiljøansvar stopper ikke ved kontoret
At ansatte jobber hjemmefra innebærer ikke at arbeidsgivers ansvar for arbeidsmiljøet opphører. Også ansatte på hjemmekontor har krav på et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, både når det gjelder fysiske og psykososiale arbeidsforhold. For ansatte som arbeider fast på hjemmekontor, følger dette også av hjemmekontorforskriften. 

Når ansatte arbeider utenfor arbeidsplassen, spesielt når dette skjer over tid, kan risikoen for utenforskap, redusert tilhørighet og svakere samarbeid øke. Mange ledere opplever nok at det er enklere å fange opp utfordringer og bekymringer når ansatte er fysisk til stede. 

Som leder bør du være bevisst på hvordan du følger opp ansatte som arbeider hjemmefra. Husk å sikre regelmessig dialog, inkluderinf og tilknytning til både kollegaer og bedriften. 

Ledertipset: Inkluder spørsmål om hjemmekontor i medarbeidersamtalen eller i andre faste oppfølgingsmøter. Gjerne legg inn faste evalueringsmøter der både leder og ansatt kan komme med innspill og tilbakemelding. Spør ikke bare om oppgaver og resultater, men også om trivsel, samarbeid og tilhørighet. Faste evalueringsmøter/oppfølgingsmøter om hjemmekontorordningen kan bidra til å avdekk utfordringer tidlig og sikre at ordningen fungerer godt både for den ansatte og bedriften. 

Lag egen bedriftspolicy om hjemmekontor
Uklare forventninger rundt hjemmekontor er en vanlig kilde til misforståelse og konflikt. Dersom det er usikkert når hjemmekontor kan benyttes, hvem som kan godkjenne ordningen, eller hvilke forventninger som gjelder til tilgjengelighet og tilstedeværelse, øker risikoen for ulik praksis og konflikter. 

En tydelig hjemmekontorpolicy/policy for hjemmekontor bidrar til at fleksibiliteten som en ordning med hjemmekontor er, utøves innenfor klare og forutsigbare rammer. Policyen bør tilpasses virksomhetens behov, arbeidsform og kultur, men bør beskrive hvordan hjemmekontor avtales, hvilke krav som stilles til tilgjengelighet, hvilke forventninger bedriften har til fysisk tilstedeværelse og hvilket utstyr som brukes. Det bør også tas inn en beskrivelse av hvordan hjemmekontorordninger skal følges opp og evalueres. 

En tydelig policy bidrar til forutsigbarhet og likebehandling. Det blir også enklere for ansatte å forstå hvilke forventninger som gjelder og hvilke rammer de må forholde seg til. 

Ledertipset: Sørg for at hjemmekontorpolicyen er godt kjent i bedriften, både blant ledere og ansatte, og bruk tid på å forklare bakgrunnen for retningslinjene, og eventuelle endringer i den. Mange bedrifter har også nytte av å stille seg følgende spørsmål:

• Har vi et bevisst mål med hjemmekontorordningen?
• Har praksisen utviklet seg over tid?
• Er forventningene rundt tilgjengelighet og tilstedeværelse godt kommunisert?
• Har vi tilstrekkelig kontroll på arbeidstid, arbeidsmiljø og datasikkerhet?
• Har vi tilstrekkelig kontroll på arbeidstid, arbeidsmiljø og datasikkerhet?
• Er våre retningslinjer tilpasset dagens behov, eller bør de oppdateres? 

Vær tydelig på arbeidstid og tilgjengelighet
Når arbeidsplassen er i arbeidstakers hjem, kan grensene mellom arbeid og fritid bli uklare. For noen kan det føre til at arbeidsdagen strekker seg utover normal arbeidstid, mens andre kan oppleve usikkerhet rundt når de forventes å være tilgjengelige. Uklare forventninger kan skape frustrasjon både for kollegaer og ledere.

De ordinære arbeidstidsreglene i arbeidsmiljøloven gjelder også for ansatte på hjemmekontor. Det er derfor viktig å sikre at arbeidstiden organiseres og registreres på samme måte som ved arbeid på kontoret. Avklar forventninger til arbeidstid og tilgjengelighet sammen med medarbeider som arbeider på hjemmekontor. 

Ledertipset: Avklar tidlig hvilke forventninger som gjelder for tilgjengelighet, responstid og deltakelse i møter med ansatte som arbeider fast eller sporadisk på hjemmekontor. Dette bør også fremgå tydelig i bedriftens rutiner for hjemmekontor.