Hva gjør du når en av dine ansatte ikke leverer som forventet, eller det oppstår en situasjon som krever en tydelig tilbakemelding? Her får du gode tips og råd til den nødvendige samtalen.
– Mange kvier seg for slike samtaler, men det er en viktig del av lederansvaret. Det er slik vi skaper tydelighet og gir medarbeideren en reell mulighet til å lykkes, sier Mette Reiten, jurist og seniorrådgiver HR i Compendia.
Ingen samtaler er like, men det er viktig å være godt forberedt og ha et godt grunnlag å bygge samtalen på. Når du kaller inn til møtet, vær tydelig på temaet. Forklar hvorfor dere møtes, hva som ikke fungerer, og hva som forventes fremover.
– Forbered deg godt og vær konkret på hvorfor dere har denne samtalen. Ikke baser samtalen på rykter og antagelser. Vær tydelig på hva som har skjedd, hvilke forventninger som gjelder, og hva som må endres, sier Reiten, og legger til at det er lurt å også være tydelig på at det ikke er snakk om oppsigelse neste, men om en nødvendig endring.
Forstå, ikke aksepter
I selve samtalen er det viktig å ha en dialog. Still åpne spørsmål, lytt aktivt og gi medarbeideren rom til å forklare sin opplevelse. Samtidig må du holde fast ved budskapet og ikke miste fokus på det som må endres.
– Det er viktig å snakke med og ikke til. Likevel er det forskjell på å forstå og å akseptere. Det er veldig viktig å skille mellom disse. Empati og tydelige forventninger kan kombineres, sier Reiten videre.
Avslutt med en plan
Avslutt alltid samtalen med en konkret plan. Avklar hva medarbeideren skal gjøre, hva som eventuelt trengs av oppfølging, og hva du som leder skal bidra med, hvilke mål som gjelder og når dere skal følge opp. Dokumenter samtalen skriftlig og avtal et nytt møte.
Gode tips til den nødvendige samtalen
- Forbered deg med konkrete fakta og dokumentasjon.
- Vær tydelig på hva samtalen handler om.
- Beskriv hvilken atferd eller hvilke resultater som må endres.
- Lytt og vis forståelse, men vær tydelig på forventningene.
- Avtal konkrete tiltak, ansvar og tidsfrister.
- Dokumenter samtalen med et referat.
- Følg opp.
For Mette Reiten er det ett råd som er det aller viktigste:
– Den vanligste feilen ledere gjør, er at de ikke tar disse samtalen. Så ta denne samtalen, forbered deg godt, lytt og vær tydelig med empati, oppsummerer Reiten.
Forebygg med tydelige forventninger
Hvis du som leder er tett på medarbeiderne dine og gir jevnlige tilbakemeldinger om leveranser, ansvar og forventninger, bidrar det til nødvendige avklaringer underveis. Da kan utfordringer tas tak i tidlig, og behovet for krevende samtaler på et senere tidspunkt reduseres.
Mange utfordringer skyldes ikke manglende vilje, men uklare forventninger. Når medarbeidere vet hva som forventes av dem, blir det enklere å prioritere riktig, ta ansvar og lykkes i rollen.
– En god forventningsavklaring handler ikke om kontroll fra leders side. Den handler om å legge til rette for at medarbeideren skal lykkes, sier Reiten.
