Har dere kontroll på at rutinene faktisk blir fulgt? Og hvor gode er dere til å oppdage egne svakheter? Det kan være smart å la andre stå for den viktige internrevisjonen.
– Mange er veldig nervøse når vi kommer på internrevisjon. Det er nesten som om de skal opp til eksamen, forteller Sonja Marie Skår, HMSK-rådgiver i Compendia.
Hun har opplevd både svette hender og nervøs babling når virksomheter skal vise hvordan de jobber.
– Men vi er ikke ute etter å finne feil eller henge ut noen. Vi er på lag med kunden. Målet er alltid kontinuerlig forbedring og å gjøre styringssystemet enda bedre.
Da internrevisjonen gikk ned i kjelleren
En internrevisjon handler om å undersøke om virksomheten faktisk jobber slik den har bestemt at den skal gjøre. Og noen ganger kan det være stor forskjell på det som står i styringssystemet, og det som skjer i praksis.
Skår husker spesielt én revisjon der turen gikk ned i en mørk kjeller.
– Vi kom inn i et kjemikalierom med veldig mange utgåtte kjemikalier. Stoffer som kunne være farlige, stod tilgjengelige for alle. Her var det lite kontroll, og prosedyrene var ikke fulgt.
Eksemplet viser hvorfor det ikke er nok å ha gode rutiner på papiret.
– Vi opplever at arbeidsbeskrivelser noen ganger bare blir fine ord, uten at det faktisk blir jobbet etter dem, sier Compendia-rådgiveren.
Stemmer kartet med terrenget?
For virksomheter som er ISO-sertifiserte, er internrevisjoner en del av kravene til systematisk forbedringsarbeid. Men verdien av en revisjon handler om langt mer enn å oppfylle et krav.
– En internrevisjon handler om å ta temperaturen på systemet ditt. Stemmer kartet med terrenget? Følger vi prosedyrene vi selv har laget?
Under revisjonen ber rådgiverne om dokumentasjon og ser etter bevis på at virksomheten følger sine egne prosedyrer.
Har virksomheten for eksempel bestemt at innkjøp bare skal gjøres fra godkjente leverandører, må den kunne dokumentere at dette faktisk skjer.
Hvorfor la eksterne ta internrevisjonen?
Selv om det heter internrevisjon, kan virksomheten få hjelp av eksterne fagfolk til å gjennomføre den.
Compendia utfører internrevisjoner for en rekke kunder, særlig virksomheter som er ISO-sertifiserte.
– Kundene ønsker noen som har kompetanse på området. Vi kommer inn og ser på virksomheten med objektive øyne. Vi er en objektiv og seriøs partner, sier Skår.
En internrevisjon krever både fagkompetanse, trening og evne til å stille de riktige spørsmålene. Revisjonen skal gjennomføres systematisk, og funnene skal dokumenteres.
– Det stiller store krav til oss som rådgivere. Revisjonsrapportene våre blir også gjennomgått av eksterne revisorer. Vi er opptatt av at arbeidet vi gjør, må holde høy kvalitet, sier HMSK-rådgiveren.
Vekk styringssystemet til live
Når revisjonen er gjennomført, kan resultatet være avvik, observasjoner og forslag til forbedringer.
– Målet er ikke å finne flest mulig feil. Det handler om læring og kontinuerlig forbedring.
Hun understreker at virksomheter må sette av tid og ressurser til å følge opp styringssystemet i hverdagen.
– Styringssystemet skal ikke være sovende. Det skal ikke være statisk eller noe du har skrevet bare fordi sertifiseringen din sier at du må ha det. Det skal være noe du bruker og lever etter, slår hun fast.
Og nettopp her mener hun internrevisjonene har stor verdi.
– Er det noe vi gjør som bidrar til forbedring ute hos kundene våre, så er det internrevisjoner.
Trenger dere hjelp med internrevisjoner?
Compendias HMSK-rådgivere gjennomfører internrevisjoner og hjelper virksomheter med å avdekke avvik, identifisere forbedringsmuligheter og sikre at styringssystemene fungerer i praksis. Målet er alltid kontinuerlig forbedring.
Ofte stilte spørsmål om internrevisjon
En internrevisjon er en systematisk gjennomgang av virksomhetens styringssystem, rutiner og arbeidsprosesser. Målet er å undersøke om virksomheten følger egne prosedyrer og relevante krav, og å avdekke muligheter for forbedring.
Ja, internrevisjon er et krav i flere ISO-standarder
Ja, en virksomhet kan bruke en ekstern rådgiver til å gjennomføre internrevisjoner. Det kan være en fordel fordi rådgiveren har fagkompetanse, erfaring og kan vurdere virksomhetens rutiner og prosesser med et objektivt blikk.
Avvik dokumenteres i en revisjonsrapport. Virksomheten må følge opp avvikene, undersøke årsakene og gjennomføre nødvendige tiltak. Målet er å rette opp svakheter, forebygge gjentakelser og bidra til kontinuerlig forbedring.
Relaterte løsninger
Personalhåndboken kan brukes alene eller kombineres med flere av våre verktøy
