Når rutinene utarbeides må de ansatte involveres. Kravet til samarbeid er lovpålagt, og innebærer mer enn en ren drøftingsplikt. Rutinene skal utarbeides i tilknytning til virksomhetens systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Slikt HMS-arbeid er nærmere beskrevet i arbeidsmiljøloven § 3-1 og tilhørende forskrifter.
De ansatte skal sikres reell innflytelse i hele prosessen når rutinene for varsling utarbeides. Tillitsvalgte kan være verneombud eller andre valgte tillitspersoner. Blir ikke partene enige på alle punkter, kan arbeidsgiver ta den endelige avgjørelsen.
Når rutinene utarbeides må de ansatte involveres. Kravet til samarbeid er lovpålagt, og innebærer mer enn en ren drøftingsplikt. Rutinene skal utarbeides i tilknytning til virksomhetens systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Slikt HMS-arbeid er nærmere beskrevet i arbeidsmiljøloven § 3-1 og tilhørende forskrifter.
De ansatte skal sikres reell innflytelse i hele prosessen når rutinene for varsling utarbeides. Tillitsvalgte kan være verneombud eller andre valgte tillitspersoner. Blir ikke partene enige på alle punkter, kan arbeidsgiver ta den endelige avgjørelsen.
Jobb med kulturen i virksomheten for å få fram at varsling er positivt og ønsket. En god intern varslingskultur kan redusere faren for at det oppstår kritikkverdige forhold, bidra til at eventuelle brudd på regler, lovbestemmelser og etiske normer avdekkes tidlig, og redusere arbeidstakers behov for å varsle eksternt til media, tilsynsmyndigheter og andre.
Alle typer tilbakemeldinger er viktige i forbedringsarbeidet, men bare kritikkverdige forhold omfattes av varslingsreglene i arbeidsmiljøloven.
Kritikkverdige forhold er handlinger i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten og etiske normer det er bred tilslutning til i samfunnet.
I lovendringen som gjelder fra 1. januar 2020 er det tatt inn eksempler på hva som kan være et kritikkverdig forhold. De er ikke uttømmende. Myndighetsmisbruk, et uforsvarlig arbeidsmiljø, korrupsjon og fare for klima og miljø er blant eksemplene som blir gitt.
Trakassering, diskriminering og feil og mangler som kan føre til fare for liv og helse har arbeidstaker uansett plikt til å melde fra om som del av sin medvirkningsplikt etter arbeidsmiljøloven § 2-3.
Alle typer tilbakemeldinger er viktige i forbedringsarbeidet, men bare kritikkverdige forhold omfattes av varslingsreglene i arbeidsmiljøloven.
Kritikkverdige forhold er handlinger i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten og etiske normer det er bred tilslutning til i samfunnet.
I lovendringen som gjelder fra 1. januar 2020 er det tatt inn eksempler på hva som kan være et kritikkverdig forhold. De er ikke uttømmende. Myndighetsmisbruk, et uforsvarlig arbeidsmiljø, korrupsjon og fare for klima og miljø er blant eksemplene som blir gitt.
Trakassering, diskriminering og feil og mangler som kan føre til fare for liv og helse har arbeidstaker uansett plikt til å melde fra om som del av sin medvirkningsplikt etter arbeidsmiljøloven § 2-3.
“Kritikkverdige forhold er handlinger i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten og etiske normer det er bred tilslutning til i samfunnet.”
Rutinene skal inneholde en generell oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold.
Ønsker arbeidsgiver å uttrykke et ønske om at saken tas opp internt først, må det gjøres i tillegg, og formuleres med omhu. Lovverket gir nemlig arbeidstaker rett til å gå til andre instanser først, i en del tilfeller.
Rutinene skal være skriftlige og lett tilgjengelige for alle arbeidstakere i virksomheten.
De skal inneholde en framgangsmåte for varsling og en framgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling når varselet mottas, behandles og følges opp.
Rutinene skal ikke begrense arbeidstakers rett til å varsle etter arbeidsmiljøloven, men oppfordre til å varsle om kritikkverdige forhold.
Rutinene skal være skriftlige og lett tilgjengelige for alle arbeidstakere i virksomheten.
De skal inneholde en framgangsmåte for varsling og en framgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling når varselet mottas, behandles og følges opp.
Rutinene skal ikke begrense arbeidstakers rett til å varsle etter arbeidsmiljøloven, men oppfordre til å varsle om kritikkverdige forhold.
Rutinene skal angi hvem det kan varsles til internt, for eksempel en navngitt person i virksomheten, tillitsvalgt verneombud eller en leder, eventuelt en ekstern advokat eller et eksternt varslingsmottak. Vær oppmerksom på at arbeidsmiljøloven § 2 A-2 har regler om hvem arbeidstaker alltid kan varsle til internt. Det gjelder blant andre verneombudet og tillitsvalgte.
Vurder om det skal etableres en mulighet for å varsle anonymt, og angi i tilfelle en anbefalt framgangsmåte for slik varsling.
Rutinene skal angi hvem det kan varsles til internt, for eksempel en navngitt person i virksomheten, tillitsvalgt verneombud eller en leder, eventuelt en ekstern advokat eller et eksternt varslingsmottak. Vær oppmerksom på at arbeidsmiljøloven § 2 A-2 har regler om hvem arbeidstaker alltid kan varsle til internt. Det gjelder blant andre verneombudet og tillitsvalgte.
Vurder om det skal etableres en mulighet for å varsle anonymt, og angi i tilfelle en anbefalt framgangsmåte for slik varsling.
Ifølge forarbeidene bør rutinene inneholde konkrete krav om saksbehandlingsfrister, frister for når eventuelle tiltak skal iverksettes, og frister for tilbakemelding til varsleren. Konkrete og korte frister for tilbakemelding til varsleren kan gjøre varsling mer effektivt, og bidra til at flere varsler internt. Det vil også bidra til å sikre forutberegnelighet.
Beskriv hva den som mottar varselet skal gjøre hvis noen varsler muntlig om et kritikkverdig forhold. Se etter løsninger som ivaretar personvernet både til den som varsler og den det varsles om.
Den som mottar meldingen må ofte ta stilling til om det er snakk om varsling. Var det bare et innspill til forbedring, eller sa arbeidstaker fra om et forhold som er omfattet av meldeplikten i § 2-3? Ulike meldinger kan kreve ulik oppfølging.
Ifølge forarbeidene bør rutinene inneholde konkrete krav om saksbehandlingsfrister, frister for når eventuelle tiltak skal iverksettes, og frister for tilbakemelding til varsleren. Konkrete og korte frister for tilbakemelding til varsleren kan gjøre varsling mer effektivt, og bidra til at flere varsler internt. Det vil også bidra til å sikre forutberegnelighet.
Beskriv hva den som mottar varselet skal gjøre hvis noen varsler muntlig om et kritikkverdig forhold. Se etter løsninger som ivaretar personvernet både til den som varsler og den det varsles om.
Den som mottar meldingen må ofte ta stilling til om det er snakk om varsling. Var det bare et innspill til forbedring, eller sa arbeidstaker fra om et forhold som er omfattet av meldeplikten i § 2-3? Ulike meldinger kan kreve ulik oppfølging.
Sørg for at de er lett tilgjengelige for alle medarbeidere, også innleide.
Rutinene bør gjennomgås jevnlig. Fungerer de etter hensikten, eller er det rom for forbedringer?
Hege er jurist og seniorrådgiver i Compendia, med mer enn 20 års erfaring innen kontraktsrett og arbeidsrett.
Hun har bakgrunn fra både offentlig og privat sektor, og har i tillegg jobbet som journalist i mange år.
Hege er jurist og seniorrådgiver i Compendia, med mer enn 20 års erfaring innen kontraktsrett og arbeidsrett.
Hun har bakgrunn fra både offentlig og privat sektor, og har i tillegg jobbet som journalist i mange år.
