Norsk Sjømannsforbund håndterer personopplysninger om rundt 13 000 medlemmer. Med Personvernhåndboken fra Compendia har de fått et system som gjør personvernarbeidet enklere og mer oversiktlig.
– Det er veldig trygt. Medlemmene og medlemsopplysningene er gullet vårt. Personvernhåndboka gjør at vi håndterer dette gullet på en god og trygg måte, sier Gunn Huseby, seniorrådgiver i Medlemsservice i Norsk Sjømannsforbund.
Norsk Sjømannsforbund er en fagforening i LO med rundt 13 000 medlemmer fra blant annet ferjer, fiskefartøy, offshore og oppdrettsbåter. Forbundet har rundt 50 ansatte.
Gunn Huseby, seniorrådgiver i Medlemsservice i Norsk Sjømannsforbund
Det var rett og slett veldig deilig å få hjelp av en god og trygg rådgiver som kunne dette, for vi syntes dette med GDPR var veldig vanskelig.
Gunn Huseby
Seniorrådgiver Medlemsservice , Norsk Sjømannsforbund
Personvern krever gode rutiner
For en medlemsorganisasjon som håndterer store mengder personopplysninger, er det avgjørende å vite hvem som har tilgang til hva, hvilke risikoer som finnes og hva som skal gjøres dersom noe går galt. Informasjonssikkerhet handler ikke først og fremst om teknologi, men om å ha kontroll.
–Som medlemsorganisasjon kan vi ikke ha data på avveie. Personvernhåndboka gir oss et godt system og gode rutiner, sier Ingunn Hågensen, leder for Medlemsservice.
Da GDPR ble innført i Norge i 2018, ble behovet for å systematisere personvernarbeidet enda tydeligere.
Ingunn Hågensen, leder for Medlemsservice
– Det har alltid vært regulert, men ikke så tydelig som med GDPR. Da så vi at vi trengte hjelp til å få dette inn i system, sier Huseby.
Forbundet satte ned en arbeidsgruppe og kontaktet Compendia, som allerede var leverandør av forbundets medlemssystem.
Første steg var å kartlegge hva Norsk Sjømannsforbund allerede hadde på plass og hva de trengte.
Fra vanskelig til håndterbart
– Det som er veldig fint med systemet fra Compendia, er at det ligger mye inne allerede, av lovverk, lenker og maler. Dessuten opplever vi systemet som enkelt og brukervennlig. Vi fikk også veldig god hjelp. Det var rett og slett veldig deilig å få hjelp av en god og trygg rådgiver som kunne dette, for vi syntes dette med GDPR var veldig vanskelig, forteller Huseby.
Kollega Hågensen trekker fram at det ferdige rammeverket gjorde det langt enklere å få egne rutiner på plass.
– Det er et lovverk som kan oppleves veldig vanskelig å forholde seg til. Med et godt system fikk vi et ferdig oppsett som vi skulle fylle inn våre rutiner i. Det gikk fra å være noe som vi syntes var svært vanskelig, til noe som var håndterbart og forståelig.
Alltid oppdatert
Personvernhåndboken oppdateres når regelverket endres, mens faste revisjoner hjelper Norsk Sjømannsforbund med å kontrollere at egne rutiner og praksis fortsatt er gode nok.
– Vi opplever revisjonene som grundige og gode. Etter revisjonen får vi en rapport på hva vi gjerne må se litt nærmere på. Det kan være alt fra låsing av kontorer til arkivering av filer, og gjelder både oss som ansatte og ut mot medlemmer, sier Huseby.
Rapporten tas videre inn i arbeidsgruppen, som fordeler oppgavene og følger opp det som må gjøres.
Håndboken bidrar også til å holde personvern høyt på agendaen i det daglige arbeidet.
– Det gir oss mer bevisstgjøring i det dagligdagse arbeidet og minner oss på å være forsiktige med hvordan vi håndterer opplysninger og hvorfor vi gjør det. Å ha en personvernhåndbok gjør det også veldig enkelt når vi har nyansatte. Det er veldig fint å ha håndboka å vise til, sier Hågensen.
Hun trekker også fram verdien av å slippe å følge med på alle endringer i regelverket selv. Innholdet i håndboken oppdateres av Compendias jurister og fageksperter.
Bedre kontroll med gode rammer
Ved den siste revisjonen fikk Norsk Sjømannsforbund bekreftet at de har gode rutiner og god oversikt.
– Dette er work in progress hele tiden, men med Personvernhåndboka fra Compendia har vi i hvert fall gode rammer. Det gjør det veldig mye lettere å forholde seg til regelverket og å ha kontroll, avslutter hun.
