Med et digitalt kvalitetssystem får du oversikt over rutiner, prosesser og dokumentasjon som gjør det enklere å levere jevn kvalitet og forbedre virksomheten over tid.
Et kvalitetssystem handler om å ha kontroll på hvordan virksomheten jobber, slik at det blir enklere å gjøre ting riktig første gang.
– Vi ser at mange tenker veldig komplisert om kvalitetsarbeid. Vi hjelper virksomhetene med å forenkle, slik at systemet blir lett å forstå, enkelt å vedlikeholde og enkelt å bruke, sier seniorrådgiver HMSK Sonja Marie Skår i Compendia.
Hva er et kvalitetssystem?
Et kvalitetssystem er et verktøy som hjelper virksomheten med å beskrive, styre og forbedre arbeidsprosessene og synergien mellom dem.
For små bedrifter bør kvalitetssystemet inneholde:
- beskrivelser av prosesser og prosedyrer
- kartlegging og visualisering av prosesser
- kobling mellom prosesser og dokumentasjon
- integrasjon med avviks-, risiko- og mulighetsstyring
- versjonskontroll og historikk (hvem har endret hva og når)
Når alt er samlet i ett digitalt system, blir det enklere å jobbe strukturert og sikre at alle følger de samme rutinene.
Hvorfor trenger små bedrifter et kvalitetssystem?
Et kvalitetssystem handler ikke bare om dokumentasjon. Det handler om å levere riktig kvalitet, redusere feil og skape fornøyde kunder.
– Det er lønnsomt å ha kontroll på kvaliteten på leveransene. Når kundene får det de forventer, kommer de gjerne tilbake. Det gir et godt omdømme, sier Skår.
Et kvalitetssystem gjør det enklere å:
- sikre jevn kvalitet på leveransene
- redusere feil og unødvendige kostnader
- beskrive arbeidsprosesser
- dokumentere hvordan virksomheten jobber
- skape kontinuerlig forbedring
– Det er dyrt å gjøre feil. Det er smart å gjøre ting riktig fra start, sier Skår.
Kom raskt i gang med ferdig innhold
Mange små virksomheter synes det er krevende å bygge opp et kvalitetssystem fra bunnen av. Compendias kvalitetssystem inneholder forslag til prosedyrer og struktur som kan tilpasses virksomheten.
– Våre rådgivere jobber på tvers av mange bransjer og tar med seg verdifull erfaring. Det gjør det enklere å bygge opp et system som gir god kontroll på leveransene, sier Skår.
Alt innhold i kvalitetssystemet kan redigeres og suppleres med egne prosedyrer og dokumenter. Det gjør at systemet blir tilpasset måten virksomheten faktisk jobber på, slik at systemet blir en naturlig del av arbeidshverdagen.
Beskriv prosesser og reduser feil
Et godt kvalitetssystem gjør det enkelt å beskrive hvordan arbeidsoppgavene skal utføres.
Når prosesser og prosedyrer er dokumentert, blir det lettere å:
- lære opp nye ansatte
- sikre lik kvalitet
- redusere feil
- forbedre arbeidsflyten
Tilpasset små bedrifter
Små virksomheter har ofte begrenset tid og få ressurser til kvalitetsarbeid.
Derfor er det viktig med et system som er enkelt å bruke.
Compendias kvalitetssystem kan tilpasses virksomhetens størrelse, arbeidsprosesser og behov.
– Vi har lang erfaring med kvalitetsarbeid i mange ulike bransjer og hjelper virksomheten raskt i gang, sier Skår.
Slik bruker du et avvikssystem til kontinuerlig forbedring:
Kvalitetssystem og ISO 9001
Et kvalitetssystem bygget etter prinsippene i ISO 9001 gjør det enklere å oppdage feil, jobbe systematisk med forbedringer og sikre at de samme feilene ikke gjentar seg. Compendias kvalitetssystem er i henhold til ISO-standarder.
Det betyr ikke at du må være ISO-sertifisert for å ha nytte av et kvalitetssystem. Mange små bedrifter bruker systemet først og fremst for å skape bedre kvalitet i hverdagen.
Ofte stilte spørsmål
Et kvalitetssystem er et verktøy som hjelper virksomheten med å beskrive, styre og forbedre arbeidsprosessene for å sikre jevn kvalitet.
Ja, kvalitetssystem gjør det enklere å dokumentere rutiner, redusere feil og sikre kvalitet, også i mindre virksomheter.
Et kvalitetssystem bør blant annet inneholde prosesser, prosedyrer, roller og ansvar, dokumentstyring, avvikshåndtering, forbedringstiltak og risikovurderinger.
Et digitalt kvalitetssystem gjør det enklere å holde innholdet oppdatert, dele informasjon og sikre at alle ansatte bruker de samme rutinene.
Nei. Mange virksomheter bruker et kvalitetssystem uten å være sertifisert. Samtidig gjør et godt system det enklere å oppfylle kravene i ISO 9001 dersom virksomheten ønsker sertifisering senere.
Relaterte løsninger
Kvalitetssystemet kan brukes alene eller kombineres med flere av våre verktøy
